Gestión Comercial

Este software se adapta perfectamente a las exigencias de empresas comerciales y de servicios. Ofrece una amplia gama de herramientas que abarcan desde contabilidad hasta gestión de inventarios, tesorería, cuentas por cobrar y por pagar. Además, genera informes de gran utilidad para agilizar las tareas administrativas y operativas.

Todos los informes o reportes pueden ser exportados a PDF o Excel.

Contabilidad

Permite registrar todos los movimientos contables, con el fin de generar diferentes reportes de fácil manejo e interpretación, ya sean fiscales, contables o financieros.

Manejo de múltiples periodos
Bloqueo de usuarios para modificación de información contable
Plan de cuentas para el sector comercial, cooperativo, oficial y salud
Cuentas contables con extensión máxima de 15 dígitos, compuesto por 6 niveles incluyendo 3 auxiliares de 3 dígitos.
Contabilidad por centros y subcentros de costos
Manejo de impuestos como IVA, ICA, Rete Fte, impoconsumo, impuesto saludable y demás
Presupuesto por cuentas contables
Cierre anual contable
Liquidación y cancelación de terceros
Proceso de depreciación y amortización de diferidos e intangibles
Conciliación bancaria
Reclasificación de saldos, movimientos contables y terceros
Importación por medio de Excel de movimientos contables desde sistemas externos
Visualizar y generar informes contables, fiscales y financieros
Ajuste contable sobre saldos

NIIF

Nuestro software es flexible y soporta la contabilidad principal estándar incluyendo las NIIF.

Utiliza taxonomía bajo NIIF
No hace doble digitación, único comprobante para contabilidad fiscal y financiera
Elaborar reportes financieros y revisar saldos bajo NIIF
Procesos automatizados de depreciación, deterioros y ajustes al valor razonable
Afectación de costos en descuentos nancieros NIIF en las compras

Facturación y ventas

Procesos para el manejo de facturación y ventas de bienes y servicios.

Facturación de venta de mercancías y de servicios
Facturación en lote
Facturación de servicios AIU
Cuentas pendientes (comanda)
Manejo de múltiples formas de pago
Toma de pedidos / cotización y cruce de información con la factura
Formato de impresión con todos los requerimientos normativos
Reglas comerciales de facturación
Entregas parciales de mercancia
Procesos de fidelización de clientes
Manejo de bonos y tarjeta regalo
Aplicación de descuentos financieros
Informe de estado de caja, cierre POS, diario de facturación, récord de ventas, rentabilidad y demás.
Liquidación de comisiones a la venta y al recaudo
Importación por medio de Excel desde sistemas externos
Punto de venta POS

- Pedido
- Venta
- Devolución
Compatible con:
- Cajón monedero
- Datáfono
- Lector de código de barras
- Impresoras POS

Tesorería

Permite llevar el control del dinero. Las entradas y salidas monetarias, el flujo de caja, los cobros por ventas, entre otros.

- Consulta de saldos y pago individual de cuentas por cobrar y por pagar.

Relación de cheques
Informes de recaudo
Manejo de cobradores
Informe de estados de caja y bancos
Arqueo de caja
Recaudo por medio de pasarela de pagos (costo adicional)

Cuentas por cobrar y pagar

Proceso de evaluación y seguimiento a las cuentas por cobrar y por pagar para lograr que los pagos se realicen de manera oportuna. Esta actividad incluye la clasificación de las cuentas por antigüedad y categorías como corriente, vencida y cuentas de difícil cobro.

Reporte individual de movimientos de cuentas por cobrar y por pagar
Liquidación de intereses de mora
Cruce de descuentos financieros
Análisis de morosidad
Informe de cartera y cuentas por pagar por edades
Manejo de cartera por cuotas
Recaudo masivo de cartera / anticipos
Cancelación y traslado de saldos de cartera
Cronograma de cuentas por pagar

Inventarios

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de productos; de aquí la importancia del manejo del inventario
por parte de la misma.

Manejo de referencias con códigos de barra y clasificación según: líneas de inventario, marcas, grupos y subgrupos
Impresión códigos de barra por medio de impresora de etiquetas
Manejo de inventario permanente (promedio ponderado) o periódico
Manejo de inventario por bodegas
Saldos por tallas
Manejo de inventario por separados
Control de saldos por medio de referencias derivadas
Administración de existencias máximas y mínimas.
Unidad de medida en peso y embalaje
Listas de precios y precios por cantidad
Actualización de precios automáticos de acuerdo al último costo de compra
Cambio de precios en lote
Control de lotes por fecha de vencimiento
Control de entregas parciales
Kárdex del saldo en general y por bodegas.
Sugerido de pedido a proveedores
Orden de compra / prepedido
Compras y devolución, para la alimentación del inventario
Informe récord de compras
Manejo de documentos como traslados entre bodegas, notas, salidas de inventario.
Proceso de conteo físico de inventario
Proceso de recosteo de mercancía
Proceso de mercancía en consignación
Proceso KIT´S de armado
Informes de saldos de inventario con diferentes opciones de ltro.
Extracto de bodegas
Informe de rotación de inventarios
Informe de rentabilidad de inventario

Documentos electrónicos

SysCafé, como 1er proveedor tecnológico del departamento del Tolima, ofrece un proceso completo de documentos electrónicos a través de nuestro software contable con los siguientes beneficios:

- Factura electrónica de venta, nota crédito y débito
- Nómina electrónica
- POS electrónico
- Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Eventos de recepción de factura electrónicos
  - Acuse de recibo
  - Recibo del bien o servicio
  - Aceptación expresa o aceptación tácita
  - Reclamo

Paquetes de transacciones electrónica
Certificado digital firma electrónica
Conservación en línea de los documentos electrónicos durante 5 años
Informe de estado de envío de los documentos electrónicos
Ingreso al portal web para la consulta de documentos electrónicos

Nómina

Complemento dirigido a los interesados en tener una administración eficiente del recurso humano.

Control de hojas de vida y contratos de empleados
Parámetros, conceptos y bases de liquidación de nómina según el código sustantivo de trabajo
Liquidación de contratos por centro de trabajo de forma mensuales, quincenales y demás.
Registro de incapacidades, novedades y constantes de nómina
Liquidación final de contratos, prima y vacaciones
Contabilización por centros de costo
Provisión de prestaciones sociales y consolidación de cesantías, intereses y vacaciones
Generación de Informes en formato PDF o XLS
Archivo plano para bancos
Envió de desprendibles de pago vía email
Expedición de certificados laborales
Seguridad social (PILA)
Integración con el generador mensual de nómina electrónica

Activos fijos

Complemento dirigido a aquellos interesados en agilizar la administración y control de los bienes patrimoniales.

- Descripción detallada
- Historial de compras, mantenimiento y observaciones
- Localización por sección y responsable individual

Proceso mensual de depreciación masiva
Depreciación por centros de costos
Proceso de cancelación de Activos fijos
Manejo de inventario administrativo
Importación de saldos iniciales por medio de Excel
Informes: saldos de Inventarios, kardex, boletín de almacén e historial de mantenimiento

Pasarela de pagos

Complemento dirigido a aquellos interesados en mejorar el proceso de gestión de cobranza y pagos en línea:

- PSE o tarjeta de crédito
- Plataformas Nequi y Daviplata
- Botón exclusivo para clientes Bancolombia

Recaudo de alta seguridad, minimizando el riesgo de perdidas por fraudes
Personalización de la página web: Logo de la empresa, personalización de referencias de pago.
Envió del comprobante de pago al correo electrónico
Integración con la contabilidad:

- Exportación de facturas o nota cartera de créditos a la pasarela
- Importación recaudos por medio de recibo de caja a la contabilidad

Móviles

Mercurio APP dirigida a los empresarios que cuenta con vendedores puerta a puerta y requieren automatizar sus procesos. desde la facilidad de un dispositivo Móvil.

- Elaboración de PDF
- Impresión de pedido por medio de impresora POS portátil

- Estado del cliente
- Contacto, direcciones, y observaciones
- Cupo de cartera disponible
- Historial de ventas

Asignación de clientes por vendedor
Ruteros de venta por vendedor, y registro de una bitácora por las novedades presentas en las visitas de la ruta
Elaboración de recaudos de cartera
Control en tiempo de real de inventario disponible
Aplicación de descuentos especiales a los clientes
Reporte de incidentes en las visitas a los clientes

Hojas de costo

Complemento dirigido a aquellos interesados en tener un control de los costos de producción en un mes y distribuirlos por el total de los productos terminados de ese mes.

Integración con contabilidad
Manejo y control de materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación
Recosteo de ventas para la asignación del costo de producción
Afectación directa a inventarios
Reportes a Excel

Ordenes de producción

Complemento dirigido a aquellos interesados en tener el control de la producción, materias primas, mano de obra y costos indirectos por cada una de las referencias a producir.

Planificación de la producción: presupuesta la materia prima y los costos o procesos directos que afectan la producción de la mercancía, con base a la proyección de las unidades a producir
Producción: determina el total de los costo de producción por referencia con base a los movimientos generados de salidas de materia prima, costos de procesos y cargue de producto terminado
Procesos: llevar el registro de los procesos a los que se somete el producto terminado

CRM

Solución diseñada para tener un control por medio de seguimiento de actividades y tareas a los proceso de venta y cobros de cartera.

Taller

Complemento dirigido a aquellas empresas que requieren tener control de los servicios técnicos realizados a los vehículos.