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PREGUNTAS FRECUENTES SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

1)  ¿Cuáles son los documentos electrónicos que ofrece el Software SysCafé? 

  • SysCafé cuenta los siguientes documentos electrónicos: factura electrónica de venta, POS electrónico, nomina electrónica, documento soporte en compras, eventos de facturación electrónica y el documento equivalente electrónico de servicios públicos domiciliarios.

2) ¿Quiénes están obligados a emitir el Documento Soporte Electrónico en compras? 

  • Los sujetos obligados a generar los Documentos Soporte Electrónicos en compras son los contribuyentes que sean facturadores electrónicos, así como aquellos que son contribuyentes del impuesto sobre la renta y responsables del impuesto sobre las ventas (IVA) siempre que realicen operaciones de compra de bienes y/o servicios a proveedores que no están obligados a expedir factura electrónica o documento equivalente.  
  • Por otra parte, los sujetos que no están obligados a facturar y necesiten generar el documento soporte en compras podrán continuar haciéndolo de manera física, sin realizar el envío electrónicamente a la DIAN. Sin embargo, dichos documentos deberán mantenerse disponibles para la administración tributaria (DIAN) cuando esta lo solicite. 

3) ¿Qué documentos electrónicos requieren realizar la solicitud de la autorización de numeración ante la plataforma de la DIAN? 

  • Los documentos que requieren solicitar autorización de numeración son: factura electrónica de venta, la facturación electrónica de venta de talonario o papel, POS electrónico y documento soporte en compras.

4) ¿Qué conceptos se deben reportar en la nómina electrónica?  

  • La nómina electrónica registra los pagos laborales correspondientes a un contrato de trabajo. En ella se reportan todos los conceptos devengados por el trabajador, como salarios, auxilio de transporte y bonificaciones. También se incluyen las deducciones aplicables como salud del trabajador, pensión del trabajador, libranzas, entre otros; así como el monto total pagado al empleado. 

5) ¿Qué pasa si está obligado a facturar electrónicamente y no lo hace? 

  • Aquellos que están obligados a emitir facturas electrónicas de venta y no lo hagan, se arriesgan a las sanciones tales como: la clausura o cierre del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o donde se realice la actividad económica. Esta normativa se encuentra estipulada en el artículo 652-1 del Estatuto Tributario.  

6) ¿Es necesario generar eventos de facturación electrónica tanto para las facturas al contado como para las facturas a crédito? 

  • No, los eventos de facturación electrónica solo se realizan a las facturas a crédito o a plazo, conforme al artículo 616-1 del estatuto tributario el cual indica lo siguiente: “cuando la venta de un bien y/o prestación del servicio se realice a través de una factura electrónica de venta y la citada operación sea a crédito o de la misma se otorgue un plazo para el pago, el adquirente deberá confirmar el recibido de la factura electrónica de venta y de los bienes o servicios adquiridos mediante mensaje electrónico”. 

7) ¿Se puede emitir documentos POS electrónicos a nombre de consumidor final?  

  • Sí, en caso de que el adquiriente del bien y/o servicio no proporcione información como: nombre, apellido o razón social, así como el número de identificación tributaria (NIT), se podrá registrar como “Consumidor final” con el número “222222222222”. Sin embargo, para la deducción de costos, gastos o impuestos descontables, esto no será válido, de acuerdo con el parágrafo 1 del artículo 19 de la resolución 00165 de 2023.    

8) ¿Es necesario generar todos los eventos de facturación electrónica en una factura a crédito o a plazo para la procedencia de costos y deducciones sobre la renta?  

  • No, solo es necesario generar los eventos de acuse y recibido del bien y/o servicio para soporte de costos y deducciones sobre la renta, esto con base al articulo 34 de la resolución DIAN 0085 del 2022.   

9) ¿Los aprendices SENA se reportan en la nómina electrónica? 

  • No, los aprendices del SENA reciben una cuota de sostenimiento, la cual no se considera un salario. Por lo tanto, el contrato de aprendizaje no genera una relación laboral ni se rige por normativas legales y reglamentarias. 

10) ¿Existe un monto mínimo o máximo para poder transmitir el documento soporte electrónico en compras?  

  • No, el documento se puede transmitir desde cualquier monto y tampoco cuenta con un valor máximo como límite. 

11) ¿Las facturas electrónicas de venta deben ser enviadas a la DIAN el mismo día que se genera?   

  • Si, la fecha de generación de la factura electrónica de venta debe ser igual a la fecha de la firma, conforme al anexo técnico 1.9 de facturación electrónica. 

12) ¿Todos los comerciantes están obligados a facturar electrónicamente?    

  • Si, todos los comerciantes están obligados a facturar electrónicamente, incluso las personas naturales con comercios pequeños que estén registrados en cámara de comercio y cuenten con RUT, sin embargo, existen unas excepciones las cueles se refieren en el artículo 8 de la resolución DIAN 00165 del 2023, estas personas las cuales cumplan con las condiciones establecidas, no estarían obligados a facturar electrónicamente; así mismo mediante el concepto DIAN 440 del 13 de junio del 2024, la dirección de impuesto y aduanas reafirma que no todos los comerciantes son sujetos obligados a facturar. 

13) ¿Es obligatorio que las empresas de servicios públicos domiciliarios emitan el documento equivalente electrónico?     

  • Según el concepto 100192467-3102 del 3 de septiembre de 2024, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) establece que, cuando una venta se realiza mediante factura electrónica a crédito, el adquirente debe confirmar la recepción de la factura y de los bienes o servicios para poder deducir costos e impuestos. Esto es especialmente relevante para las empresas de servicios públicos domiciliarios, que suelen ofrecer plazos para el pago. 
  • Por otro lado, al emitir el Documento Equivalente Electrónico de Servicios Públicos Domiciliarios, el adquiriente no está obligado a enviar mensajes de confirmación al emisor. Aunque la factura electrónica de venta es válida legalmente, el Documento Equivalente Electrónico es más adecuado para este sector, ya que está diseñado específicamente para sus necesidades y no requiere eventos electrónicos adicionales. 

14) ¿Existe un método alternativo cuando el sistema de facturación electrónica este inhabilitado o presente fallas para su funcionamiento?     

  • Si, se llama factura por contingencia y esta se puede presentar en dos ambientes como: contingencia por parte del facturador, es decir cuando existan inconvenientes tecnológicos que impidan el cumplimiento de la obligación y contingencia por parte de la DIAN, es decir cuando no haya disponibilidad en el servicio informático electrónico.  

15) ¿Para emitir el Documento soporte en compras es necesario que el tercero cuente con RUT?      

  • Sí, es necesario que el tercero tenga el Registro Único Tributario (RUT), ya que uno de los requisitos fundamentales de la factura electrónica es la inclusión del número de identificación tributaria (NIT). Esto se debe a que el NIT actúa como el código de identificación para las personas y entidades inscritas en el RUT. Según el artículo 11 de la resolución DIAN 00165 y el artículo 555-1 del Estatuto Tributario, para poder respaldar costos y gastos, es esencial que el documento soporte incluya esta información.  

VENTAJAS TECNICAS SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DESDE EL SOFTWARE SYSCAFÉ

1) Fácil de implementar: SysCafé se instala y configura rápidamente, lo que permite a las empresas comenzar a utilizarlo en poco tiempo, sin interrupciones significativas en sus operaciones. 

2) Herramienta amigable: su interfaz permite a los usuarios navegar sin dificultad, reduciendo la curva de aprendizaje y facilitando la adopción por parte del personal. Además, los usuarios cuentan con asistencia técnica especializada que garantiza una rápida resolución de cualquier inconveniente relacionado con la generación de documentos electrónicos.

2) Seguridad de la Información: SysCafé implementa medidas de seguridad avanzadas, como autenticación de usuarios y encriptación de datos, protegiendo la información sensible contra accesos no autorizados.