Documento Equivalente Físico: quiénes pueden utilizarlo
El Documento Equivalente Físico podrá seguir siendo utilizado por algunos prestadores de servicios públicos domiciliarios. Esta excepción fue establecida por la DIAN y aplica cuando se cumplen determinadas condiciones.
La medida está dirigida a prestadores con menos de 2.500 suscriptores que cumplan los requisitos establecidos en la normativa. Por lo tanto, es importante conocer quiénes pueden acogerse a esta excepción y qué información debe contener el documento.
¿Quiénes pueden utilizar el Documento Equivalente Físico?
El 30 de octubre de 2024, la DIAN expidió la Resolución 000189. Esta norma adicionó un parágrafo al artículo 67 de la Resolución DIAN 000165 del 1 de noviembre de 2023.
De acuerdo con esta disposición, algunos prestadores de servicios públicos domiciliarios pueden continuar expidiendo el documento equivalente de forma física.
En particular, la medida aplica a:
- Entidades sin ánimo de lucro.
- Acueductos comunitarios.
- Acueductos veredales y rurales.
- Gestores comunitarios.
- Asociaciones.
- Pequeños prestadores.
Además, estos prestadores deben tener menos de 2.500 suscriptores para acceder a la excepción.
Por consiguiente, quienes cumplan estas condiciones no estarán obligados a emitir el Documento Equivalente Electrónico de servicios públicos domiciliarios.
Requisitos del Documento Equivalente Físico
Ahora bien, el Documento Equivalente Físico debe cumplir con una serie de requisitos mínimos. Estos datos permiten identificar al prestador, la operación y los valores relacionados con el servicio.
Por esta razón, el documento debe incluir la siguiente información:
- Nombre o razón social y NIT de quien presta el servicio, de acuerdo con el literal b) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
- Número consecutivo, correspondiente a un sistema interno de numeración, conforme al literal d) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
- Fecha y hora de expedición, según lo establecido en el literal e) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
- Descripción específica o genérica de los bienes o servicios. También debe incluir los descuentos, financiación, subsidios, otros cargos e ingresos asociados.
- Discriminación del impuesto sobre las ventas (IVA), cuando corresponda.
- Valor total de la operación, de conformidad con el literal g) del artículo 617 del Estatuto Tributario.
- Información del software, cuando el documento sea generado y expedido mediante un sistema informático. En este caso, debe incluir el nombre o razón social, NIT del fabricante y nombre del software.
¿Qué deben tener en cuenta los prestadores?
En consecuencia, los prestadores de servicios públicos domiciliarios que tengan menos de 2.500 suscriptores pueden continuar utilizando el Documento Equivalente Físico, siempre que cumplan las condiciones establecidas en la Resolución 000189 de 2024.
Además, deben verificar que el documento contenga toda la información exigida por la normativa tributaria. De esta manera, podrán facilitar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la facturación y los documentos equivalentes.
Asimismo, es recomendable revisar periódicamente las disposiciones de la DIAN. Esto permite identificar posibles cambios en los requisitos aplicables a los documentos equivalentes.
Importancia de cumplir los requisitos
El cumplimiento de los requisitos permite que el Documento Equivalente Físico contenga la información necesaria para respaldar las operaciones realizadas.
Por ello, los prestadores que se encuentren dentro de la excepción deben revisar sus procesos de emisión y conservación de estos documentos. Así podrán mantener la información organizada y atender las obligaciones establecidas por la normativa vigente.
Consulta la Resolución 000189 de 2024
Para conocer todos los detalles de esta disposición y consultar los requisitos específicos, puedes revisar el texto completo de la norma emitida por la DIAN.
Resolución 000189 de 2024: documento oficial de la DIAN.